Les 10 étapes pour réussir un évènement sur votre campus

Organiser une conférence est le meilleur moyen de promouvoir les idées de liberté sur votre campus. Cela permet à votre groupe de mettre en valeur ses idées et attirer de nouveaux amis dans le but d’agrandir le cercle.

L’objectif  de ce document est de vous aider à tirer les meilleurs profits des événements que vous organisez. Il faudrait vous rappeler que le plus important est d’être très dynamique. Pour cela vous devez gérer tous les détails tôt et ne pas attendre jusqu’à la dernière minute. Il est impérieux de prévoir à l’avance votre budget et définir le rôle de chacun pour être plus efficace. Cela vous épargnera le stress et les revers.

Les dix recettes pour réussir l’organisation d’une conférence

1   : Déterminer les objectifs de la rencontre
2   : Trouver le conférencier et la date
3   : Réserver la salle
4   : Confirmer l’intervention du conférencier
5   : Définir un budget
6   : Echanger avec l’administration de l’école ou de l’université.
7   : La stratégie de communication
8   : Les réglages une semaine avant la rencontre
9   : Le jour J
10 : L’après événement

 

1. Déterminer les objectifs de la rencontre et son organisation

Quels sont les objectifs de cette rencontre ? Former et informer les étudiants ? Sensibiliser une cible ? Elaborer un plaidoyer ? Autres ?

L’important est de savoir ce que l’on souhaite obtenir. Nous vous conseillons cependant d’évitez de faire une rencontre uniquement pour plaire à une liste de personnalités invitées mais plutôt de privilégier l’éveil intellectuel des étudiants. Le savoir est en effet une clé du développement et de la liberté. C’est le bien le plus précieux se devant de circuler dans les écoles et universités.

Vous devez déterminer rapidement la composition du comité d’organisation. Il est important d’en limiter le nombre de personnes car quand on est trop nombreux on se marche sur les pieds ou on compte trop sur l’autre. Au final ce n’est pas toujours fait. Il est donc essentiel de faire une liste des tâches avec les noms des responsables. L’équipe doit bien s’entendre et être coordonnée pour un maximum de résultats positifs.

Prévoyez dès le début un bon modérateur qui va savoir synthétiser efficacement les grandes idées de la rencontre et gérer les questions-réponses en évitant de sortir du sujet et de voir certains participants monopoliser le temps de parole.

2. Trouver le conférencier et fixer la date de l'évènement

Il est important de trouver un conférencier de qualité et qui a une bonne maîtrise des thèmes à aborder tout en restant accessible à votre cible. L’objectif premier est l’efficacité. Vous devez  parler de votre intention d’organiser l’événement avec le conférencier lui-même(le faire 2ou 3 mois avant de planifier l’événement). Être sûr qu’il soit intéressé. Pendant le premier entretien avec le conférencier, il faudrait lui proposer des dates, des sujets à aborder et voir aussi la disponibilité de celui-ci. S’il n’est pas certain de son planning il est préférable d’en changer. Il faut trouver un moment propice à l’événement. Il est déconseillé d’organiser une rencontre durant des activités sportives importantes, des vacances, des semaines d’examen. Choisir le bon moment dépend de l’environnement de votre école. Il faut toujours privilégier les moments où il y a de l’affluence sur le campus. Pour cela, le mardi, le mercredi ou le jeudi sont des jours favorables à l'organisation d'un événement.

3. Réserver la salle

S’agissant de la réservation d’une salle, Il est recommandé de la faire 2 mois avant l’événement ou au moins 1 mois avant.  Cela augmentera vos chances d’obtenir la salle qui vous convient. Dès que votre lieu est déterminé vous pourrez commencer à annoncer l’événement. L’idéal serait de trouver une salle qui est sur votre campus et gratuite si possible. Il est aussi important de visiter la salle si vous ne l’avez jamais vu pour vérifier l’espace, la sonorisation et le nombre de places disponibles. Il faut choisir la salle en fonction de l’événement et du nombre de participants pour ne pas refuser du monde ou au contraire se retrouver dans un espace à moitié vide. Sachez que d’autres étudiants pourraient faire des démarches de réservation dans la même période que vous. Les demandes simultanées peuvent stresser les personnes en charge de la réservation des salles. Faites de votre mieux pour travailler avec eux en bonne intelligence cela vous donnera de l’avance sur les autres. Il faut avoir de la patience et être très courtois. Gardez toujours cela à l'esprit.

4. La confirmation du conférencier

L’idéal est d’avoir un conférencier local pour éviter les coûts de transport et d’hébergement. Tentez également de trouver un conférencier soucieux de l’éducation de la jeunesse qui interviendra avec plus de conviction et ne vous demandera pas de perdiems.

Si vous devez prendre en charge le voyage du conférencier, il est important de discuter avec lui des conditions de voyage et d'hébergement. Lorsqu’il a confirmé sa date, vous pouvez vous lancer dans les réservations des billets de transport et du lieu d'hébergement. Assurez-vous d'envoyer toutes les informations concernant le voyage et l'hébergement directement au conférencier. Ne surtout pas oublier de le remercier pour sa présence. S’il vient de l’extérieur du pays, envoyez-lui toutes les informations pour ses démarches de visa ainsi qu’une lettre d’invitation. Envoyez-lui également quelques informations sur les vaccinations obligatoires dans votre pays pour éviter les désagréments à l’aéroport. Conseillez-lui de voir un médecin avant son départ pour se faire prescrire un traitement préventif contre le paludisme. Donnez-lui les informations sur les fuseaux horaires.

5. Définir le budget de la rencontre

En fonction du conférencier et du lieu vous allez définir un budget incluant toutes les dépenses (salle, sono, conférencier, invitations, cocktail, carte téléphone pour l’organisation, prospectus, taxi pour déposer certaines invitations, presse, etc.)

Ne vous sentez pas obligé d’offrir des boissons ou de la nourriture aux participants si votre budget est trop petit. Si la conférence est bonne, dynamique, sans langue de bois, les participants seront heureux et auront une bonne image de votre groupe. N’oubliez jamais que la finalité de vos évènements est votre éveil et votre culture générale. Mieux vaut deux évènements à petit budget qu’un seul plus coûteux.

Ce budget, s’il est élaboré sérieusement, vous aidera à trouver des sponsors et des soutiens.


6. Echanger avec l’administration.

L’administration de votre établissement impose des règles que vous devez respecter et donc connaitre pour ne pas être surpris le jour J. Vous devez savoir, par exemple, si vous avez le droit de manger sur le lieu de la conférence ou en dehors ? Si vous pouvez  installer des micros et un vidéoprojecteur pour la salle. Savoir si vous devez apporter des chaises ou un pupitre?  Prendre connaissance de la capacité d’accueil de la salle. Toutes ces questions doivent être étudiées au préalable. Une déterminés ces différents points, il faut savoir si vous pouvez avoir la logistique sur place ou si vous devez apporter ou louer votre matériel. Tout ceci doit se prévoir à l’avance. Il ne faut pas laisser trainer ce genre de choses car la gestion de dernière minute ne fait pas professionnel et l’objectif est aussi de donner une bonne image de votre groupe. Même si votre conférencier est bon, une sono de mauvaise qualité peu transformer l’évènement en cauchemar. Idem si vous avez oublié de louer une sono.

7. La stratégie de communication

Si vous voulez avoir de nombreux participants, vous devez avoir une bonne stratégie de communication. En effet, vous pouvez avoir le plus grand conférencier du monde, si vous n’arrivez pas à faire passer de bon message, si votre communication est mauvaise, votre évènement sera désastreux. Nous vous proposons quatre grandes méthodes de communication : l’université ; les prospectus et les affiches ; les courriers ; Facebook.

a- Les universités :

Cette stratégie de communication est absolument nécessaire surtout si vous avez un grand campus. Votre évènement drainera un large public si votre communication au sein de l’université est excellente.

Les autres groupes d’étudiants : Associez-vous à d’autres groupes d’étudiants soit sur le campus, soit dans une université environnante. Faites une alliance avec eux pour relayer votre évènement auprès de leurs membres et échanger vos compétences. De bonnes relations sont nécessaires pour augmenter votre publicité et surtout votre efficacité.

Leur faire comprendre que vous avez besoin de leur coopération pour la réussite de votre événement leur donnera une bonne image de votre association et les incitera à travailler avec vous. Vous pourrez à votre tour les aider lorsqu’ils organiseront une rencontre. Il faut toujours privilégier ces échanges « gagnant – gagnant » Il ne faut donc pas se limiter à leur envoyer une invitation standard, il faut leur dire en quoi l’évènement pourrait intéresser leurs membres, rencontrer le groupe en personne si possible pour répondre à toutes ses préoccupations.

Les responsables de départements : Votre évènement concerne un domaine, par exemple, le droit, l’économie ou l’anthropologie. Nous vous conseillons de ne pas vous enfermer dans votre cercle mais au contraire, d’ouvrir la rencontre en invitant les responsables des autres départements universitaires. Demandez aux responsables de ces facultés si l’évènement pourrait intéresser leurs doyens et, par la même occasion, leur donner les informations sur la rencontre. Assurez-vous de personnaliser les messages quand vous les envoyez. Cependant, mais le mieux est de tenter une rencontre physique puisque ce sont vos « voisins ». Ceci est une méthode de communication très importante qui est négligée par beaucoup de groupes d’étudiants. Vous devez être en mesure d'atteindre les différentes disciplines si vous voulez créer un vaste réseau et ouvrir les esprits, favoriser l’échange. N’oubliez jamais que les idées grandissent dans le partage.

Les professeurs et les classes : Si vous connaissez des professeurs, vous pouvez leur demander s’ils pourraient éventuellement annoncer l’évènement à leurs étudiants, cela donnera du crédit supplémentaire à votre évènement.  Demandez leur, en accord avec l’administration, une autorisation pour passer de petites informations sur l'événement à venir dans les amphithéâtres. Lors de vos visites dans les amphithéâtres (ou dans les classes), distribuez des prospectus. Si vous offrez un cocktail, n’oubliez pas de le mentionner.

Le journal de l’université : Si votre école ou votre université dispose d’un journal et que vous avez l’opportunité de faire une annonce, il faut aller à l’essentiel. Donnez le thème, le nom des conférenciers, la date et le lieu de l’évènement ainsi que le nombre de participants attendus et éventuellement le nom du parrain s’il y a. Utilisez la même technique pour les radios scolaires et les autres formes de médias sur le campus.

b- Les prospectus et les affiches

Parcourir le campus avec des mégaphones si possible et collez des affiches. Utilisez des affiches simples mais attrayantes. Les affiches imprimées en noir et blanc seront moins couteuses. Postez les dans les classes, les restaurants, les bibliothèques et tout autre lieu qui pourraient être remarqués sur le campus. Distribuez  de tracts au moins 2 semaines à l'avance sur les campus.

c- Les courriers

Envoyez-les à votre liste de contacts. Ensuite demandez leur de vous donner si possible la liste de leurs contacts à eux. N'envoyez pas trop de mails parce que les gens ne regarderont plus tous vos messages et risqueront de manquer des informations importantes.

d- Facebook

Attention ! : Cette forme de communication est nécessaire mais pas forcement suffisante. Certains groupes d’étudiants ont vu leurs rencontres désertées parce qu’ils avaient commis l’erreur de ne compter que sur Facebook. Facebook est  certes important, mais il faut utiliser plusieurs méthodes de communication pour réussir une conférence (ou un autre évènement). Vous ne devez surtout  pas tomber dans le piège de Facebook en limitant votre stratégie de communication à la création d’un évènement sur ce réseau social.

Un évènement Facebook est un bon canal pour faire passer les messages concernant votre symposium sur le campus. Si vous avez déjà une page Facebook, utilisez-la pour créer l’évènement. Vous pourrez ainsi inviter tous vos contacts sans que vous ne soyez obligés d’envoyer des invitations individuelles. Assurez-vous de trouver un titre attractif pour l’évènement Facebook. Si le conférencier est très connu, vous pouvez inclure son nom dans le titre pour qu’il soit plus accrocheur. Assurez-vous aussi que tous les informations soient incluses dans l’évènement Facebook (la situation géographique la date, le programme, etc.). Encourager vos contacts à inviter leurs amis. A l’approche de l’évènement, envoyez des messages de rappel à vos contacts et demandez-leur d’en faire de même avec leurs amis.

8. Une semaine avant l’évènement

a- Vérifier la logistique

Il est préférable de revérifier la logistique une semaine avant l’évènement. En profiter pour déterminer celui qui va présenter le conférencier, l’ordre des allocutions, qui présente votre association et comment, qui gère les listes de présence, qui décore la salle, qui participe au nettoyage, qui accueil le conférencier et les officiels s’ils y en a, etc. Il faut préparer une liste et mettre des noms en face. Chaque membre de l’organisation a une photocopie de la liste pour savoir qui fait quoi et quand. Cela évite le désordre et les ratés le jour J.

b- Les derniers réglages

Il faut faire une communication plus incitative la veille ou deux jours avant l’évènement. Actualisez l’évènement sur Facebook, postez le à nouveau sur votre statut, incitez vos contacts en en faire de même pour leurs amis. Repostez les liens sur les pages de vos amis en faisant  des précisions détaillées.  Envoyez aussi le rappel à vos contacts par mails. Faites vos annonces sur les radios scolaires.

9. Le jour J


Le grand jour est enfin là ! C’est le moment où il a beaucoup de choses à faire mais si tout est planifié à l’avance, vous ne stresserez pas.

Un groupe doit se charger d’accueillir et de conduire le conférencier sur le lieu de la rencontre, un autre doit être sur le lieu de la réunion pour s’assurer que tout soit prêt.

Mettre en place une table pour votre organisation afin d’enregistrer les participants. Assurez-vous de recueillir les informations et contacts de tout les participants. Ne vous contentez pas de déposer un formulaire d'inscription à l'arrière de la salle. Soyez actif. Ayez des personnes souriantes à la porte qui se chargeront de demander à chacun de mettre son nom, ses contacts et son adresse e-mail de manière bien lisible sur les formulaires d'inscription.

A l’intérieur de la salle vous devez avoir une belle nappe et un tableau pour écrire des informations concernant votre organisation (s’il s’agit d’une salle). Vous devez aussi vérifier qu’il y a de l’eau et des mouchoirs sur la table pour le conférencier.

La présentation du conférencier il faut faire ressortir les éléments les plus importants de son CV pour le mettre en valeur.

N’oubliez pas de prendre des photos à tout moment. Elles vous serviront pour votre site web, votre page Facebook ou pour relater l’évènement.

Assurez-vous d’être dans le temps ! Le modérateur doit disposer d’une montre ou d’un réveil pour gérer un parfait timing.

10. L’après événement

Le lendemain de la rencontre, vous devez envoyer des lettres de remerciements et faire votre bilan.

Envoyer d’abord un message au conférencier pour le remercier et lui dire le plaisir qu’ont eu les participants ainsi que l’impact de sa conférence (échos post-rencontre). Ensuite vous devez faire un mail aux participants pour les remercier eux aussi d'être venus et leur fournir les informations sur les possibles adhésions à votre groupe (d’où l’importance de la liste de présence bien lisible) . Vous pouvez y inclure les photos de l’évènement ou leur parler des évènements à venir.

Enfin, vous devez  faire une réunion pour faire le bilan de la rencontre. Au cours de la réunion vous déterminerez les points forts et les points faibles pour vous améliorer lors d’un prochain évènement.

Informer AIA qui est heureux de mettre en valeur votre groupe et vos efforts. Cela permettra de connaitre l’impact concret de nos conseils sur la vie de vos groupes et de vous proposer de nouveaux conseils ou formations en fonction des besoins.

Pour toute autre question concernant l’organisation d’un évènement : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 


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· 1 : Déterminer les objectifs de la rencontre

· 2 : Trouver le conférencier, la date et

· 3 : Réserver la salle

· 4 : Confirmer l’intervention du conférencier

· 5 : Définir un budget

· 6 : Echanger avec l’administration de l’école ou de l’université.

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